Dokazila in kakovost podatkov
4 min branja · Posodobljeno 23. september 2026
Poročilo brez dokazil je seznam trditev. Dokler ga nihče ne preverja, je razlika nevidna; ko banka ali kupec vpraša, od kod številka, pa se pokaže v eni minuti.
Kaj je dokazilo
- Račun dobavitelja za elektriko, plin, toploto ali gorivo — najbolj običajen in najmočnejši vir.
- Odčitek števca s fotografijo ali izpisom, kadar računa za obdobje še ni.
- Servisno poročilo za hladilne sisteme: koliko hladiva je bilo dolitega in katero.
- Interna evidenca — na primer preglednica prevoženih kilometrov — kadar drugega ni. Je dokazilo, a šibkejše, in to je treba povedati.
Izmerjeno, izračunano, ocenjeno
Vsak podatek je eno od treh. Izmerjeno pride s števca ali računa. Izračunano nastane iz izmerjenega po znanem pravilu: litri iz kilometrov in povprečne porabe. Ocenjeno je vse drugo. Ocena ni prepovedana in je pogosto edina možnost v prvem letu; prepovedano je videti kot izmerjeno.
Kako to zapisati
Ob vsaki vrstici zapišite, od kod je: številka računa, obdobje odčitka, datum servisa. Če je ocena, napišite, kako ste do nje prišli — »povprečje treh mesecev, pomnoženo z dvanajst« je dovolj. Čez leto dni tega nihče ne rekonstruira iz spomina, tudi vi ne.
Kaj pridobite
- Odgovor v eni minuti, ko kdo vpraša za vir.
- Primerljivost med leti. Če je bila lani ocena, letos pa je račun, je razlika v številki lahko posledica metode, ne porabe — in to je treba znati pokazati.
- Manj dela drugo leto. Viri so zapisani, zato se drugo leto ne iščejo znova.
Koliko hraniti
Račune in evidence, iz katerih je narejeno poročilo, hranite vsaj toliko, kolikor velja poročilo samo, praviloma pa skupaj z računovodsko dokumentacijo. Poročilo, ki se sklicuje na dokazilo, ki ga ni več, je slabše od poročila, ki dokazila nikoli ni obljubilo.